maio 12, 2007

Segurança documental



Tente imaginar este pequeno cenário:

Certo dia, alguém pertencente a uma empresa sua cliente decide fazer uma pequena fraude e falsifica, ou encarrega alguém de o fazer, e duplica ou falsifica uma factura de valor significativo que a sua empresa emitiu, e coloca-o na contabilidade, cometendo uma fraude contra uma série de entidades.

Num processo normal de fiscalização de uma das empresas, esse documento é incluído numa lista de cruzamentos e descobre-se que não existe na empresa emitente. Claro que será fácil adivinhar que está em apuros. Afirma eloquentemente que ‘esse documento só pode ser falso’. Mas, verificando o tal documento, deparam-se dois cenários: verifica que se trata de uma imitação muito boa, e consegue demonstrá-lo, ou, afinal é mesmo tão boa que nem mesmo você a consegue distinguir, e neste caso está mesmo em apuros...

Fantasia? Pense bem... Será?

Se não conhecer o problema, nem sequer sabe que corria esse risco. Se tentar perceber como isso pode acontecer, então poderá desenhar você mesmo um seguro e uma apólice que cubra o máximo destes riscos, para poder dormir mais descansado sobre esse assunto.

O problema começa no descurar do tipo de papel usado na emissão dos documentos. Com as tecnologias actuais, é muito fácil elaborar um documento em monocromático ou a cores inclusivamente com logotipo da empresa, em simples papel A4 branco... Agora imagine que um desses documentos tem um valor suficientemente elevado que o torna apetecível de ser falsificado em benefício de alguém, e simplesmente faz uma cópia digital com o mesmo tipo de tecnologia usada na sua empresa (jacto de tinta ou toner). Um qualquer representante destes equipamentos pode demonstrar-lhe o poder e a fidelidade dos mesmos efectuando a cópia de um qualquer original e o deixe na dúvida, mesmo tratando-se de uma qualquer nota de Euro.

E alguns pequenos criminosos já se estrearam a enganar alguns incautos com uma simples nota digitalizada num qualquer scanner, e impressa em papel de qualidade...

Mas para quê ter tanto trabalho e risco de ser descoberto, se, falsificando uma factura da sua empresa ele consegue valores mais elevados, ludibriando apenas o fisco com o IVA que vai recuperar, e com o IRC que deixa de pagar, ou se for um funcionário com confiança para tal, pode inclusivamente vigarizar a própria empresa onde trabalha, desviando a totalidade do valor desse documento da tesouraria, a probabilidade de ser detectado é muito mais baixa?

Tal como as entidades monetárias, cada empresa tem que se proteger colocando marcas ou sinais nos seus documentos que os identifique como únicos, dissuadindo qualquer falsificação ou, caso esta ocorra, poder defender-se e provar que este não é da sua responsabilidade.

O mais simples sistema de protecção para quem utiliza papel branco, consiste em assinar todos os documentos com tinta não preta. Como extra, pode imprimir-se nesse documento o logotipo da empresa, e se possível um logotipo ou imagem da empresa ou produto como ‘marca de água’, e outros números ou sinais aparentemente sem significado para outrem, mas que possam originar uma ‘prova dos nove’ ao documento, e que não deve ser divulgado a ninguém, mesmo internamente (como por exemplo determinados números em código de barras com tamanhos muito pequenos), dificultando assim a vida a quem vai digitalizar ou copiar esse documento.

Com um pequeno custo extra: usar papel personalizado e de cor próxima do branco, mas não branca. Assim, se alguém tentar falsificá-lo, terá que obter papel com a mesma tonalidade de cor, digitalizar o original, ter a enorme trabalheira de remover a assinatura, o fundo produzido pelo papel de cor, imprimi-lo e imitar a assinatura. Aqui surgem mais dificuldades: as tintas das assinaturas poderão não ser iguais, as da tecnologia offset usada na gráfica, de certeza que não são iguais às da sua impressora de jacto de tinta, ou ao toner da laser, e diferenciáveis por meio de uma simples lente de aumento.

Mas mesmo sendo muito dissuasor, pode ainda ser possível, se o valor do documento o justificar. Se emite documentos de valores elevados, lembre-se porque é que as autoridades monetárias usam papel especial com marcas de água e filetes de segurança. As empresas não necessitam de entrar no exagero de filetes de segurança (pelo seu custo), mas recorrer a papel com marca de água, proporciona um nível de segurança suficientemente elevado.

Créditos: FG