janeiro 30, 2007

TIC & TOC



Longe vão os tempos da antiga Logabax, preciosidade no início dos anos 80, que equipava alguns grandes gabinetes de contabilidade ou de "service bureau" como também se costumava designar alguns deles com clientes de razoável dimensão. A informação dada e, a recolhida, era a possível, na altura. A propósito das TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação) e dos TOC (Técnicos Oficiais de Contas), A.Dias, Consultor Técnico, escreveu um artigo de opinião interessante,e do qual, se passa aqui um excerto:

[...]A introdução de um software de gestão num gabinete de contabilidade deixou de ser o software onde se colocam os valores de documentos dos clientes e se tiram alguns mapas, passou a ser uma ferramenta fundamental que vai auxiliar o TOC na transformação de dados em informação e disponibilizá-los com maior eficiência e rapidez, como por exemplo:

Gerar todo o tipo de informação que é solicitado por parte dos organismos estatais em formatos electrónico, ou seja, as entregas de todas as declarações em formato electrónico passou a não ser necessário ter um colaborador na rua a "saltar" de repartição em repartição para se proceder à entrega das diversas declarações.
Através de software de gestão ter a possibilidade de automatizar os processos de disponibilização de mapas aos clientes e em simultâneo fazer um controlo efectivo sobre a informação que foi enviada para o cliente, ou seja, não enviar duas e três vezes mapas para os clientes sem que estes mapas tenham sido validados pela pessoa responsável.
Associado à gestão a possibilidade de criar formas de controlo que permita ao TOC controlar as dividas dos clientes criando processos de alerta, que permitem criar memorandos ou notas de aviso afim de se poder saber/notificar o cliente sobre a sua situação fiscal, porque no fundo a responsabilidade das contas e das prestações passam também pelo gabinete de contabilidade.

Tornam-se "pequenos" pormenores que um ERP - Enterprise Resource Planning pode dinamizar o trabalho e os processos.
A utilização das tecnologias de informação e comunicação associadas a um software de gestão pode ser optimizada ao ponto de ter o software de gestão instalado na empresa do cliente em que é o próprio cliente que gera a informação para a contabilidade e sem a necessidade de “andarem os papéis a passear", podendo o técnico de contas aceder à informação e complementá-la sem ter a necessidade de se deslocar às instalações do cliente.
O investimento e utilização de várias combinações de tecnologias da informação e comunicação (ERP, Internet, etc), deve ter como objectivo facilitar a transferência de informação entre cliente, a administração central e o gabinete de contabilidade de forma eficiente. Tem também como pano de fundo a diminuição de vários custos operacionais inerentes à própria actividade.

Créditos:
A.Dias