Para algo completamente diferente

Quando a empresa se decide pela instalação de um sistema de apoio à gestão, eis o que deve ter em conta, segundo o ponto de vista da nossa experiência:

• Garantir o acompanhamento permanente do projecto pela direcção geral / gerência da empresa. Tal como na implementação de qualquer sistema que exija reestruturação, como por ex. a garantia da qualidade, quando a direcção de topo delegou o assunto, ou demonstra falta de empenho, tem-se já muito caminho andado na direcção do insucesso.
• Esta tem que estar sensibilizada para a disponibilização dos recursos necessários para o que está previsto, bem como para as reestruturações que decidir efectuar ao longo do processo (financeiros / equipamentos / acções de formação, etc.).
• Quando a direcção de topo participa na implementação do sistema, apercebe-se várias vezes que a implementação das ‘boas práticas que sempre se fizeram’ são desnecessárias ou inúteis, ineficazes, ou com o sistema passam a ser redundantes, podendo assim tomar imediatamente a decisão da suspensão / alteração do processo, que a ser feita mais tarde, teria sido uma perca total de tempo e recursos.
• Poderá também chegar à conclusão que o sistema permite obter melhores resultados se o processo funcionar de forma diferente, ou ser automatizado, sendo necessário investir num equipamento apropriado. Ao tomar a decisão de investir nessa via, a implementação e formação são feitas já de acordo com o novo processo evitando o desperdício de recursos e esforço pessoais num processo que se chega à conclusão ser necessário mudar a curto prazo.
• Obter o total apoio e confiança das chefias e utilizadores no sistema e equipa de projecto (implementadores e técnicos de acompanhamento). Sem o apoio destes, o descrédito no sistema será uma constante, e é apenas uma questão de tempo até voltar-se ao antigo, ou a este ter que ser trocado por outro (que se o erro persistir, o ciclo recomeça). Porquê?
• São as chefias que acreditam nos resultados e os utilizadores que os produzem, e são ambos que conhecem objectivamente como o sector funciona.

• Deve gerir-se o medo da mudança, efectuando pequenas secções de esclarecimento, individuais se necessário, mostrando as principais vantagens do novo processo / sistema primeiro para a pessoa, e depois para a organização, nunca descurando o facto de que este só existe para facilitar e/ou automatizar algumas tarefas, exigindo menos esforço, reduzindo o stress, enfim, deixando mais tempo livre para si próprio (nota: são apenas alguns exemplos; risque o não aplicável e acrescente outros que sejam realmente importantes para a pessoa).
• Não exagerar nas expectativas. Nem tudo passa a ser mais rápido, mais fácil... Se determinado processo estava completamente descontrolado e agora é necessário seguir regras, vai de certeza ser mais difícil, parecendo afinal que o sistema até vai criar mais burocracias...
• Não é fácil explicar a um utilizador que dantes podia fazer isto, isto e aquilo, e agora, para garantir a integridade dos dados / processos, etc. este deixou de poder fazer aquilo... Por muito que se argumente para essa pessoa, psicologicamente tudo se irá reduzir à ‘falta de confiança’.
• A gestão de topo deve disponibilizar para a equipa de projecto os utilizadores que tenham os conhecimentos técnicos necessários à implementação de cada processo.
• Esses utilizadores, se empenhados, pelo facto de acompanharem o processo de implementação, passam a ser peças fundamentais no sucesso da exploração do sistema. Estes passam a ter uma visão transversal do problema, por conhecerem a forma de trabalho anterior e as suas desvantagens, aprendido com o processo de mudança, construído a nova realidade, sendo assim o quadro mais qualificado sobre essa matéria (quer para a empresa, quer eventualmente para as concorrentes). Depreende-se que não devem ser escolhidas pessoas que a empresa possa perder, pelo menos a curto prazo.
• Esses utilizadores, para além de terem eles mesmos algumas tarefas a desempenhar, não devem descurar que a tarefa mais importante é a de prestar assistência / dar suporte aos outros utilizadores, para além de servirem de ‘interface’ com a empresa consultora/implementadora quando for necessário apoio adicional.
• Sempre que um determinado processo envolva alguma parametrização, deverão ser estes a efectuá-la ou verificar / auditar se a mesma está conforme . Se isto não for feito atempadamente e esteja mal efectuado, o sistema irá começar a reproduzir esse erro tantas vezes quantas as que esse processo for usado, tornando o sistema rapidamente descontrolado, contribuindo para o seu descrédito.
• Depois de correctamente especificados os resultados a obter (análise de modelo de funcionamento desejado), o processo de implementação deve seguir uma metodologia por etapas de resultados progressivos.

Créditos: FG